Переклад документів для Німеччини: апостиль, засвідчення та підготовка українських документів

Переклад документів для Німеччини: апостиль, засвідчення та підготовка українських документів

Українські документи можуть знадобитися в Німеччині під час працевлаштування, навчання, укладення шлюбу, оформлення сімейних справ, підтвердження освіти, взаємодії з державними установами, судами, роботодавцями та іншими організаціями.

Однак просто перекласти документ німецькою мовою часто недостатньо.

Залежно від установи, типу документа та мети його використання можуть відрізнятися вимоги до оригіналу, апостиля, перекладу та способу його засвідчення. Особливо важливо розрізняти документи, які подаються до Посольства Німеччини в Україні, і документи, призначені безпосередньо для німецьких органів.

Тому підготовку варто починати не з перекладу, а з перевірки вимог установи, якій документ буде подано.

Які українські документи можуть знадобитися в Німеччині

Перелік залежить від конкретної ситуації.

Серед документів, які можуть потребувати підготовки для використання в Німеччині:

• свідоцтво про народження;

• свідоцтво про шлюб;

• свідоцтво про розірвання шлюбу;

• свідоцтво про смерть;

• витяги та інші документи органів державної реєстрації актів цивільного стану;

• судові рішення;

• нотаріальні документи;

• заяви, довіреності та згоди;

• дипломи;

• додатки до дипломів;

• атестати та інші документи про освіту;

• довідки;

• документи про трудову діяльність;

• документи для роботодавця;

• медичні документи;

• документи для сімейних та спадкових процедур;

• документи юридичних осіб.

Це не універсальний перелік. Наприклад, Standesamt, університет, роботодавець, суд або інша німецька установа можуть встановлювати власний список необхідних документів та вимоги до їх оформлення.

Головне правило: спочатку потрібно з'ясувати, куди подається документ

Одна з найпоширеніших помилок — готувати всі документи за однаковою схемою.

Для Німеччини це особливо ризиковано.

Вимоги можуть залежати від:

• виду документа;

• процедури;

• федеральної землі;

• конкретної установи;

• мети подання;

• того, де саме здійснюється процедура — в Україні чи в Німеччині.

Наприклад, правила, які застосовуються під час подання документів до Посольства Німеччини в межах певної візової процедури, не варто автоматично переносити на вимоги німецького Standesamt, суду, університету чи іншої установи.

Тому перед оформленням бажано отримати перелік вимог безпосередньо від одержувача документів.

Чи потрібен апостиль на українські документи для Німеччини

Україна та Німеччина застосовують Гаазьку конвенцію 1961 року, яка скасовує вимогу консульської легалізації іноземних офіційних документів у відносинах між державами-учасницями.

Між Україною та Німеччиною Конвенція про апостиль діє з липня 2010 року.

Це означає, що для документів, на які поширюється дія Конвенції, замість консульської легалізації може використовуватися апостиль.

Але з цього не випливає, що апостиль автоматично необхідний для кожного українського документа, який використовуватиметься в Німеччині.

Остаточну вимогу визначає установа, якій подається документ.

Що підтверджує апостиль

Апостиль не підтверджує зміст документа і не засвідчує правильність інформації, яка в ньому міститься.

Він підтверджує офіційне походження документа, зокрема справжність підпису, статус особи, яка підписала документ, а у відповідних випадках — печатку або штамп.

Для українських документів апостиль проставляють уповноважені органи України відповідно до виду документа.

На які українські документи може проставлятися апостиль

Компетентний орган залежить від документа.

Зокрема, до сфери Міністерства юстиції України належать документи органів державної реєстрації актів цивільного стану, судові та нотаріальні документи.

Документи про освіту мають іншу процедуру апостилювання, а для документів, виданих іншими державними органами, компетенція також може відрізнятися.

Тому перед поданням на апостиль важливо визначити:

1. чи потрібен апостиль у конкретній процедурі;

2. чи може він бути проставлений на наявному документі;

3. який український орган компетентний його оформити.

Що робити зі старими документами

Окремої уваги потребують старі свідоцтва та документи, видані за попередніми формами.

На деяких документах апостиль може бути неможливо проставити через особливості самого документа. У такій ситуації може знадобитися отримання повторного документа сучасного зразка, після чого вже вирішується питання апостилювання.

Тому старий документ краще перевірити до замовлення перекладу.

Коли виконувати переклад: до чи після апостиля

Якщо апостиль потрібний і він також має бути представлений німецькою мовою, логічна послідовність зазвичай така:

1. перевірити вимоги установи;

2. підготувати належний оригінал документа;

3. за необхідності отримати новий або повторний документ;

4. проставити апостиль;

5. після цього перекласти документ разом з апостилем;

6. оформити переклад у формі, яку приймає конкретна установа.

Цей порядок допомагає уникнути ситуації, коли документ уже перекладено, а після проставлення апостиля з'являється ще одна частина документа, яку також необхідно перекладати.

Чи достатньо звичайного перекладу німецькою мовою

Не завжди.

Для офіційних процедур значення має не лише мова перекладу, але й те, ким він виконаний і як оформлений.

Саме тут виникає принципова різниця між українською та німецькою системами.

Присяжні та уповноважені перекладачі в Німеччині

У Німеччині діє система офіційно уповноважених, призначених або приведених до присяги перекладачів. Їхній статус регулюється німецьким законодавством і, зокрема, правилами окремих федеральних земель.

Існує офіційна база перекладачів та усних перекладачів органів юстиції Німеччини.

В Україні немає загальної системи присяжних перекладачів, аналогічної німецькій.

Тому українське нотаріальне засвідчення підпису перекладача та переклад, виконаний перекладачем, який має відповідний статус у Німеччині, — це не одна й та сама юридична форма.

Чи приймають у Німеччині переклади, зроблені в Україні

Відповідь залежить від установи.

Посольство Німеччини в Україні прямо рекомендує перед використанням перекладу в процедурі на території Німеччини уточнювати у відповідного німецького органу, чи буде визнаний переклад, виконаний в Україні.

Це важливий практичний момент.

Не варто виходити з припущення:

«Документ перекладений і нотаріально засвідчений в Україні, отже його повинні прийняти в Німеччині».

Німецька установа може мати інші вимоги до перекладу.

Саме тому перед оформленням бажано поставити установі конкретне запитання: чи приймається переклад, виконаний в Україні, або потрібен переклад перекладачем з відповідним статусом у Німеччині.

Переклади для подання до Посольства Німеччини в Україні

Цю ситуацію необхідно відрізняти від подання документів безпосередньо до установ у Німеччині.

Для процедур Посольства Німеччини можуть діяти власні правила.

За інформацією Посольства, для його процедур може використовуватися переклад українського перекладача з нотаріальним засвідченням підпису перекладача. Для документів, на яких є апостиль, перекладу підлягає також апостиль.

Водночас конкретний перелік документів та актуальні вимоги необхідно перевіряти саме для тієї процедури, у межах якої подається заява.

Те, що підходить для процедури в Посольстві, не означає автоматичного прийняття такого самого перекладу німецькою установою на території Німеччини.

Нотаріальне засвідчення перекладу і німецький засвідчений переклад — не те саме

В Україні поширена процедура, за якої перекладач виконує переклад, а нотаріус засвідчує підпис перекладача.

При цьому нотаріус не підтверджує правильність самого перекладу.

У Німеччині поняття засвідченого перекладу пов'язане зі статусом перекладача відповідно до німецьких правил.

Тому не варто використовувати терміни «нотаріальний переклад», «присяжний переклад» і «засвідчений переклад» як взаємозамінні.

Форма оформлення повинна відповідати вимогам конкретної установи.

Чому важлива правильна транслітерація імен та прізвищ

Одна й та сама особа може мати документи, видані в різний час та різними установами. Якщо перекладач довільно транслітерує ім'я чи прізвище, написання в перекладі може відрізнятися від закордонного паспорта або інших документів.

Для офіційного документообігу такі розбіжності небажані.

Перед перекладом варто надати перекладачу сторінку закордонного паспорта з написанням імені та прізвища латиницею.

Для перекладів документів німецькою також необхідно враховувати правила транслітерації, які застосовуються у відповідній процедурі.

Документи про освіту для Німеччини

Диплом, додаток до диплома, атестат та інші освітні документи можуть використовуватися в різних процедурах:

• вступ до навчального закладу;

• продовження навчання;

• підтвердження кваліфікації;

• працевлаштування;

• професійне визнання.

Переклад документа сам по собі не означає автоматичного визнання української освіти чи професійної кваліфікації в Німеччині.

Переклад, апостиль і процедура визнання — різні процеси.

Конкретні вимоги залежать від мети використання документа, професії, навчального закладу або компетентного органу.

Документи РАЦС для Німеччини

Свідоцтва про народження, шлюб, розірвання шлюбу, смерть та інші документи цивільного стану часто використовуються в сімейних і реєстраційних процедурах.

Наприклад, вони можуть знадобитися для:

• реєстрації шлюбу;

• підтвердження родинних відносин;

• сімейних процедур;

• спадкових справ;

• внесення відомостей до реєстрів.

Для українських документів цивільного стану німецькі установи можуть вимагати апостиль як підтвердження їхньої автентичності.

Однак необхідність апостиля і вимоги до перекладу варто уточнювати безпосередньо в тій установі, куди подаватимуться документи.

Судові та юридичні документи

Рішення судів, процесуальні документи, довіреності, договори та інші юридичні матеріали потребують особливо уважного перекладу.

Тут недостатньо механічно перекласти слова.

Перекладач повинен правильно передати:

• назви органів;

• правові терміни;

• процесуальний статус сторін;

• реквізити документа;

• посилання на законодавство;

• юридичний зміст формулювань.

Українські та німецькі правові поняття не завжди мають повні аналоги, тому юридичний переклад потребує профільної компетентності.

Покрокова підготовка українських документів для Німеччини

Крок 1. Визначте установу, куди подаватимуться документи

Не просто «для Німеччини», а конкретно:

• Standesamt;

• університет;

• роботодавець;

• суд;

• міграційний орган;

• інша державна або приватна установа;

• Посольство Німеччини.

Крок 2. Отримайте актуальний перелік вимог

Уточніть:

• потрібен оригінал чи копія;

• чи необхідний апостиль;

• чи потрібен переклад німецькою;

• ким має бути виконаний переклад;

• чи приймається переклад, зроблений в Україні;

• чи має переклад охоплювати апостиль;

• чи є додаткові вимоги до документа.

Крок 3. Перевірте стан документів

Переконайтеся, що документи:

• придатні для використання;

• містять усі необхідні реквізити;

• не мають критичних пошкоджень;

• можуть бути апостильовані, якщо апостиль потрібний.

Якщо документ застарілого зразка або непридатний для подальшого оформлення, може знадобитися повторний документ.

Крок 4. Оформіть апостиль, якщо він потрібний

Апостиль на український документ оформлюється в Україні компетентним органом відповідно до типу документа.

Крок 5. Виконайте переклад

Після остаточного оформлення документа можна перекладати весь комплект, включно з апостилем, якщо він є.

Крок 6. Оберіть правильну форму засвідчення

Не замовляйте нотаріальне засвідчення автоматично.

Спочатку визначте, яку форму приймає конкретна німецька установа.

Крок 7. Перевірте весь комплект

Перед поданням варто перевірити:

• однакове написання ПІБ;

• дати;

• номери документів;

• назви установ;

• наявність перекладу всіх печаток, штампів та апостиля;

• комплектність сторінок;

• відповідність оформлення вимогам одержувача.

Типові помилки під час підготовки документів

Переклад до перевірки вимог

Клієнт спочатку замовляє переклад, а потім дізнається, що потрібен апостиль або інший формат засвідчення.

Результат — документ доводиться оформляти повторно.

Припущення, що апостиль потрібен абсолютно завжди

Апостиль використовується в міжнародному документообігу, але конкретну необхідність визначає процедура та установа.

Припущення, що апостиль замінює переклад

Апостиль і переклад виконують різні функції.

Апостиль підтверджує офіційне походження документа. Переклад передає його зміст іншою мовою.

Апостиль є, але його не перекладено

Якщо документ із апостилем подається з перекладом, може бути необхідно перекласти не лише основний документ, а й сам апостиль.

Неправильна форма перекладу

Нотаріально засвідчений в Україні переклад не потрібно автоматично вважати еквівалентом перекладу, виконаного уповноваженим або присяжним перекладачем у Німеччині.

Різне написання імені

Ім'я та прізвище в перекладі бажано узгоджувати з написанням у закордонному паспорті та документах, які вже використовуються в Німеччині.

Чому професійний переклад важливий

Офіційний документ — це не звичайний текст.

Перекладач працює не лише зі словами, а й зі структурою, реквізитами, термінологією та юридично значущими деталями.

Особливо це важливо для:

• судових документів;

• нотаріальних документів;

• медичної документації;

• дипломів та академічних матеріалів;

• договорів;

• документів компаній.

Помилково перекладена назва установи, кваліфікації або правового поняття може спотворити зміст документа.

Чому варто звернутися до Центру мовних перекладів «Інтер»

Підготовка документів для Німеччини може включати кілька окремих процедур, які потрібно правильно поєднати.

Центр мовних перекладів «Інтер» працює з документами, призначеними для використання за кордоном, та може допомогти з релевантними етапами підготовки:

• професійним перекладом документів;

• юридичним перекладом;

• перекладом документів про освіту;

• медичним перекладом;

• нотаріальним засвідченням перекладу, коли воно відповідає вимогам процедури;

• апостилюванням документів;

• витребуванням повторних і дублікатних документів;

• комплексною підготовкою документів для використання за кордоном.

Юридичні матеріали опрацьовують перекладачі з відповідними компетенціями у правовій сфері, а спеціалізовані документи передаються фахівцям відповідного профілю.

Водночас остаточні вимоги до документа та рішення про його прийняття визначає орган, до якого він подається.

Звернутися до Центру «Інтер» можна також дистанційно, зокрема якщо ви вже перебуваєте в Німеччині.

Висновок

Підготовка українських документів для Німеччини не зводиться до одного перекладу німецькою мовою.

Правильна послідовність починається з визначення конкретної установи та перевірки її вимог. Після цього можна зрозуміти, чи потрібен апостиль, який документ необхідно подавати, хто має виконати переклад і яка форма його оформлення приймається.

Особливо важливо не плутати апостиль із перекладом, українське нотаріальне засвідчення підпису перекладача — з німецьким засвідченим перекладом, а процедури Посольства Німеччини — з правилами окремих установ у самій Німеччині.

Такий підхід дозволяє підготувати документи відповідно до конкретної процедури та уникнути зайвого повторного оформлення.

FAQ

Чи обов'язково перекладати українські документи німецькою мовою?

Це залежить від установи та процедури. Для багатьох офіційних процедур переклад потрібний, однак конкретні вимоги варто отримати від органу, якому подається документ.

Чи потрібен апостиль для Німеччини?

Не для кожного документа і не в кожній процедурі. Україна та Німеччина застосовують Конвенцію про апостиль, але необхідність апостиля визначається типом документа та вимогами установи.

Чи потрібна консульська легалізація українських документів для Німеччини?

Для документів, на які поширюється дія Гаазької конвенції про апостиль у відносинах між Україною та Німеччиною, застосовується апостиль замість традиційної консульської легалізації.

Чи можна перекласти документ до проставлення апостиля?

Технічно переклад можна виконати, але якщо апостиль потрібний і також має бути перекладений, практичніше спочатку завершити оформлення документа, а потім перекладати весь комплект.

Чи приймають у Німеччині нотаріально засвідчений переклад з України?

Це необхідно уточнювати у конкретній німецькій установі. Німецька система офіційних перекладачів відрізняється від української процедури нотаріального засвідчення підпису перекладача.

Чи існують в Україні присяжні перекладачі за німецькою моделлю?

Ні. В Україні немає загальної системи присяжних або офіційно уповноважених перекладачів, аналогічної системі, яка діє в Німеччині.

Чи потрібно перекладати апостиль?

Якщо документ подається з апостилем і одержувачу потрібен переклад усього документа, апостиль також включають до перекладу. Для процедур Посольства Німеччини ця вимога прямо зазначена в його інформаційних матеріалах.

Чи можна підготувати документи, якщо я вже перебуваю в Німеччині?

Так. Частину питань щодо перекладу, апостиля, витребування повторних документів та підготовки комплекту можна організовувати дистанційно. Конкретна можливість залежить від виду документа і необхідної процедури.